13 petites choses pour faciliter votre journée de travail

“Faites les choses difficiles pendant qu’elles sont faciles et faites les grandes choses pendant qu’elles sont petites. Un voyage de mille miles doit commencer par une seule étape.“ ~ Lao Tzu

Écrit par Leo Babauta. Suivez-le sur Twitter (anglais) ou Identica.

Une des meilleures choses que j’ai faite lorsque j’ai décidé de me simplifier la vie était de simplifier ma journée de travail – d’abord à mon travail journalier et plus tard, en le quittant, dans le travail que je fais maintenant comme écrivain et entrepreneur.

J’ai éliminé la plupart des routines ennuyeuses, les tâches administratives avec quelques principes simples.

Ces jours-ci, j’ai éliminé le non essentiel, et je peux me concentrer sur ce que j’aime vraiment : la création.

Pas tout le monde ne peut faire de telles mesures drastiques vers la simplicité, mais si vous avez un certain contrôle sur votre journée de travail, vous pouvez faire quelques petites choses qui permettront de vous simplifier grandement la vie.

Si vous n’avez pas le contrôle, ou si vous vous trouvez entrain de penser: « Je ne peux pas faire ces choses », je commencerais à vous demander pourquoi pas ? Est-il possible de changer les choses, si ce n’est pas aujourd’hui alors sur le long terme ? J’ai constaté que souvent je pensais que quelque chose n’était pas possible (travailler à domicile, par exemple), mais sur le long terme, cela l’était.

Vous n’avez pas besoin de faire toutes ces choses – choisissez-en une seule, et essayez-là. Ensuite, essayez une autre et voyez si cela fonctionne. Faites des essais pour trouver ce qui fonctionne pour vous.

Et profitez de la vie du travail simple.

1. Commencez tôt. Commencez de bonne heure au travail a été une de mes astuces favorites – c’était tranquille, avant que les coups de téléphones, les bavardages et les réunions ne commençaient, et j’ai pu accomplir beaucoup de choses en paix. Lorsque tout le monde s’était mis en route, j’avais déjà réalisé deux ou trois grosses tâches.

2. Limitez vos heures. C’est ironique, parce que tant de gens travaillent de longues heures et pensent qu’ils font plus de travail et sont plus productifs. Mais ils font des heures folles pour un problème. Au lieu de cela, réduisez vos heures et fixez une limite – dire 6 ou 7 heures par jour – et faites vos travaux les plus essentielles dans cette limite. Si vous ne travaillez seulement que 6 heures aujourd’hui, vous serez sûr de faire les tâches importantes en premier et perdrez moins de temps. Les limites vous forcent à être efficaces.

3. Faites une liste courte. Effectuez une longue liste de toutes les tâches que vous devez faire … ensuite, établissez une liste restreinte de 1-3 choses que vous voulez vraiment vous faire. Choisissez de sorte que, si vous avez obtenu que ces tâches soient faites, vous serez fier de ce que vous avez fait aujourd’hui. Commencez par la tâche la plus importante, avant de vérifier le courrier électronique ou la lecture en ligne.

4. Distractions par lot. Quelles sont vos distractions communes ? Peut-être des choses comme les courriels, la lecture des blogs, Twitter ou un autre réseau social ? Fixer un délai pour ces derniers, de préférence tard dans la journée : disons, 15-16 h  et ne faites pas les distractions avant. Par leur regroupement en une seule période de temps, vous vous permettez de faire un autre travail d’abord, mais aurez quand même votre temps de distraction. Une autre approche pourrait être de les faire pendant 10 minutes à la fin de chaque heure – mais tenez-vous en à cette limite de 10 minutes !

5. Écrire des e-mails plus courts. Si la messagerie électronique prend beaucoup de votre journée, le simple changement de vous limiter à 3-4 phrases par courriel fera une grande différence. Premièrement, ça va considérablement réduire le temps qu’il faut pour écrire ou répondre aux e-mails. Et deuxièmement, cela va raccourcir les réponses à vos e-mails, ce qui signifie que vous passerez moins de temps à lire des e-mails.

6. Limitez les réunions. Moins il y en a, mieux c’est. Certains hauts dirigeants de Google ne font que des réunions de 5 minutes – toute personne qui assiste à ces réunions a intérêt à se préparer et être concise. Si vous pouvez sortir de réunions et juste prendre des notes, ou trouver une autre façon de communiquer, cela pourrait vous sauver des heures par semaine.

7. Automate. Moins vous aurez de tâches répétitives et routinières à faire, plus vous aurez du temps pour vous libérer pour la création et un travail important.  Donc, d’automatiser autant que possible : ayez des gens qui remplissent les choses par voie électronique, ou mettez des informations sur votre site Web au lieu de les envoyez par courrier électronique ou d’être appelé, ou utiliser un service qui traite automatiquement le paiement et l’expédition de vos produits, et ainsi de suite.

8. Éliminez la paperasserie. J’avais l’habitude de travailler avec beaucoup de paperasse, alors même que je savais que c’était un gaspillage de mon temps. Si les entreprises et les organisations pourraient avoir de la paperasserie remplis par voie électronique, cela permettrait d’économiser beaucoup de papier, de copies, de dépôts, et d’efforts en double. Chaque fois que cela est possible, éliminez les formalités administratives en faveur du numérique. Cela pourrait être d’avantage une tendance à long terme.

9. Nettoyez votre bureau. Cela peut être fait en quelques minutes. Enlevez tout sur le sommet de votre bureau. Remettez seulement quelques éléments essentiels. Tout le reste doit être : classé, donné à la personne appropriée, rangé dans une place permanente dans un tiroir, ou jeté. Prenez des décisions rapides et puis remettez-vous au travail.

10. Partez. Si vous ne pouvez sortir de votre bureau, vous pouvez trouver un endroit calme où vous pouvez vous concentrer sur le travail important. Trouvez un endroit où vous pouvez travailler, éteignez l’Internet et faite votre travail, puis revenez sur Internet de sorte que vous pouvez envoyer votre travail par courriel en le téléchargeant à l’endroit approprié. Le travail à domicile est une bonne option ici. Plus vous pouvez faire cela (cela peut être une fois par semaine, ou une heure par jour, ou la moitié de chaque journée de travail), mieux c’est.

11. Prenez des pauses respiratoires. Toutes les 15-20 minutes, levez-vous de votre bureau, et prenez une pause respiratoire. Cela pourrait être tout simplement une marche autour du bureau, ou dire : Salut à quelqu’un, ou encore mieux, aller à l’extérieur pour obtenir un peu d’air frais. Promenez-vous, faites circuler votre sang, peut-être massez votre cou et les épaules si vous sentez la tension. Faites quelques pompes si vous voulez vous raffermir. Lorsque vous vous remettez au travail, rappelez-vous ce que vous voulez faire au travail et de dissipez toutes les distractions.

12. Pratiquez un rituel de concentration. Chaque heure ou deux, faites un rituel de reconcentration. Cela ne prend qu’une minute ou deux. Vous pouvez le démarrer en fermant votre navigateur et peut-être d’autres applications ouvertes, et peut-être même de faire une marche pour quelques minutes afin de vider votre tête et de faire circuler votre sang. Ensuite, retournez à votre liste des tâches les plus importants et trouvez ce dont vous avez besoin pour accomplir la prochaine. Avant de vérifier votre courriel à nouveau ou de revenir en ligne, travaillez sur cette importante tâche aussi longtemps que vous le pouvez. Répétez ce rituel de reconcentration toute la journée, pour vous ramener sur les rails. C’est aussi agréable de prendre quelques respirations profondes pour vous concentrer sur le présent. Plus de rituels pour la concentration (en anglais).

13. Planifiez de grands horaires pour la création de temps. Tous ne peuvent pas faire cela, mais lorsque cela est possible, mettez un gros bloc de 3-4 heures dans votre horaire pour la création ou pour faire d’autres travaux importants. Rendez cette période inviolée, et ne permettez pas de réunions ou d’autres choses qui soit programmé pendant ce temps. Soyez impitoyable sur l’effacement des distractions et faites le travail que vous aimez au cours de ces blocs, en prenant des pauses de respiration au besoin. Réjouissez-vous dans votre créativité.

http://zenhabits.fr/2010/03/31/13-petites-choses-pour-faciliter-votre-journee-de-travail/